Aanvullen en invullen
Wat is nu precies de taak van een Raad van Toezicht van een bibliotheek? Die is niet onder één noemer te vangen, maar nogal divers: controleur, werkgever, sparringpartner, adviseur en niet te vergeten ambassadeur. Een breed perspectief is daarbij dus eigenlijk onontbeerlijk. Hoe bereik je het beste zo’n breed blikveld? Juist, door vanuit verschillende perspectieven te kijken!
Die gedachte lag ten grondslag aan de beslissing van Marjan Jansen Manenschijn en Marian Meeuwsen om gezamenlijk de voorzittersfunctie van de Raad van Toezicht bij Bibliotheek AanZet te bekleden.
Begin 2016 werd Marjan lid van de Raad van Toezicht, enkele jaren later kwam Marian.
Marjan werkt als senior adviseur verandercommunicatie bij het Rijksvastgoedbedrijf en is vooral gespecialiseerd in marketing en communicatie. Marian was tot voor kort hoofd Concern Auditing bij de Gemeente Rotterdam en adviseerde het college en de ambtelijke top van de Maasstad.
‘Door de verschillen in onze beroepsmatige achtergrond hebben wij ieder onze eigen kennis en ervaring. Dankzij die aanvullende competenties kunnen wij met z’n tweeën de voorzittersfunctie op de best mogelijke manier invullen’, omschrijft Marjan de basis van de taakverdeling met de vrouw die qua voornaam maar één lettertje van haar verschilt.
‘Het werkt plezierig om over bepaalde onderwerpen even ruggenspraak met je voorzitterspartner te kunnen hebben’, vindt ook Marian. ‘Om beurten maken wij de agenda voor de vergadering, in overleg met de directeur-bestuurder van Bibliotheek AanZet, bij toerbeurt zitten we ook de vergaderingen voor, en ook de taken in de voorzittersportefeuille zijn goed verdeeld.’

Matchen
Beiden vinden dat de voordelen van dit ‘tweemanschap’ in de praktijk dubbel en dwars zijn bewezen. ‘Deze formule moet dan ook behouden blijven’, vindt Marjan, die in het voorjaar van 2023 (na het vervullen van twee termijnen) gaat aftreden. Een van de huidige raadsleden heeft al te kennen gegeven dat hij bereid is die gedeelde voorzittersrol op zich te nemen, en de rest is het daarmee eens.
‘Open en transparant. Het klinkt misschien cliché, maar dit is écht hoe de samenwerking bij ons verloopt. Zowel binnen de Raad van Toezicht als in het periodiek overleg met directeur-bestuurder, in de jaarlijkse vergaderingen met de OR en met een afvaardiging van de vrijwilligers van de bibliotheek. Voor de vacature van een nieuw lid RvT hebben we dan ook gezamenlijk een profiel gemaakt. We zoeken iemand met ervaring in politiek bestuur, vooral vanuit de overtuiging dat de Raad van Toezicht moet matchen met de toekomstige ontwikkelingen van de bibliotheek. Zo gaat de stadsvestiging Dordrecht volgens planning verhuizen, en dat betekent een grote investering’, aldus Marjan.

Even wennen
‘Met de huidige invulling van onze Raad van Toezicht bestrijken we een diversiteit aan onder andere leeftijd en (culturele) achtergrond. Dat is zeker een meerwaarde voor de vervulling van ons takenpakket. Tel daarbij op het duovoorzitterschap en we zijn een waardevollere, bredere gesprekspartner voor de directeur-bestuurder van Bibliotheek AanZet’, stelt Marian.
‘Het was natuurlijk wel even wennen voor haar. Logisch, want ineens heb je bij het periodiek overleg niet één maar twee sterke, en vooral kritische vrouwen tegenover je zitten’, herinnert Marjan zich met een glimlach. ‘Maar ze kan het handelen, want zelf is bibliotheekdirecteur Ankie Kesseler ook een powervrouw.’
Vooral het feit dat de Raad van Toezicht, voorafgaand aan het periodiek overleg, even een halfuurtje ‘onder ons’ wilde vergaderen, zorgde in het begin wel eens voor opgetrokken wenkbrauwen.
‘Het is niet omdat we geheimzinnig willen doen. Integendeel! Nogmaals, we hechten juist veel waarde aan openheid in alle overlegstructuren. Ook bijvoorbeeld wanneer de ondernemingsraad behoefte heeft aan ruggenspraak over een specifiek thema, vermijden we het “achter de rug om” praten en streven we met betrokkenheid van alle partijen naar een evenwichtige uitkomst voor iedereen. Maar voor het gestructureerd laten verlopen van de vergaderingen is het wel fijn om van tevoren even met de raadsleden te brainstormen over de standpunten. Dankzij het in de loop der tijd opgebouwde wederzijds vertrouwen, functioneert deze vergadersystematiek prima. Zowel met de directeur-bestuurder als, afhankelijk van de betreffende onderwerpen die ter sprake komen, met een of meer MT-leden.’

Zelfevaluatie
Hoewel de zaken goed gaan, blijft de Raad van Toezicht kritisch, ook op het eigen functioneren.
Marjan: ‘Afgelopen jaar hebben we een zelfevaluatie gedaan, begeleid door een extern bureau. Een van de zaken die daaruit naar voren kwam, is dat onze energie en enthousiasme op hoog niveau aanwezig zijn, maar er waren ook punten van aanbeveling.’
Wat die aandachtspunten precies waren, diept Marian snel en efficiënt op uit het archief.
‘Een van de conclusies is dat wij soms geneigd zijn elkaar “uit te dempen” (af te remmen – red.). Onze planning en reflectie zouden iets planmatiger moeten verlopen, volgens een gestructureerd tijdspad, waardoor het behalen van doelen concreter en resultaatgerichter wordt. Dat dit nu niet altijd gebeurt, komt mede doordat er zo veel ontwikkelingen spelen bij de bibliotheek.’

Sterke vrouw
Ook het functioneren van de Bibliotheek AanZet wordt van tijd tot tijd aan de toets der kritiek onderworpen. ‘Een benchmark maakt duidelijk hoe onze bibliotheek ervoor staat ten opzichte van de rest van Nederland’, aldus het voorzittersduo. ‘Deze bibliotheekorganisatie loopt voorop qua digitalisering en E-strategie. Wie inlogt op het bibliotheekplatform krijgt steevast lees- en leensuggesties. De zogeheten virtuele vestiging staat weliswaar nog een beetje in de kinderschoenen, maar achter de schermen wordt hard gewerkt aan nieuwe innovatieve mogelijkheden.’
Bibliotheek AanZet heeft dertig vestigingen, verspreid over twaalf gemeenten, van stad tot platteland. ‘Die diversiteit maakt de aansturing soms wat lastig. De gemeenten verschillen in omvang en in de vragen die ze stellen aan onze organisatie’, aldus Marjan. ‘Over het algemeen krijgen de bibliotheken van nu veel extra taken toebedeeld. Daar moet wel wat tegenover staan, vinden wij als Raad van Toezicht. Subsidies worden gekort, terwijl het takenpakket zich uitbreidt. Op die manier lijken bibliotheken bijna gratis verantwoordelijk te worden voor de maatschappelijke ontwikkeling van een groeiende groep mensen. Met die gedachte in het achterhoofd fungeren wij voor onze directeur-bestuurder soms als steuntje in de rug, bijvoorbeeld toen een gemeente de subsidie zo drastisch wilde beperken dat het financieel niet meer haalbaar was om de lokale bibliotheek aldaar open te houden. Daar heeft Ankie Kesseler toen met succes tegen geprotesteerd. We zeiden het al: de directeur van Bibliotheek AanZet is een sterke vrouw!’

Pluspunt
Marjan en Marian hebben allebei de motivatie om zich in te zetten in een maatschappelijke functie, liefst in de eigen regio. Dat lukt prima in deze Raad van Toezicht.
Marjan: ‘Het is zeker interessant, maar er wordt wel wat verwacht van de leden. Naast kritisch méédenken is ook onze ambassadeursfunctie belangrijk. Denk aan de opening van nieuwe filialen of aan bijzondere activiteiten in de bibliotheek. We doen ons uiterste best om hierbij altijd met een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig te zijn. Ook vullen wij jaarlijks een pagina in het jaarverslag, want we hebben écht wat te melden, vooral vanuit het oogpunt van persoonlijke betrokkenheid. Voor de werving van een nieuw lid gaan wij niet zoeken in ons old boys of girls netwerk, maar focussen bewust breder. Op die manier is er meer kans op het behoud van zowel een gevarieerde als een evenwichtige opbouw van onze Raad van Toezicht.’
Marian: ‘Mochten er andere bibliotheken zijn die wat meer willen weten over onze aanpak of die ook zo’n duovoorzitterschap overwegen, dan zijn wij graag bereid om advies te geven of onze proefondervindelijke ervaringen te delen. Een groot pluspunt van deze taakverdeling is dat wij ons als duovoorzitters samen sterker voelen. Samen bereik je immers meer dan alleen.’

Naschrift
Voor meer informatie: Marian Meeuwse:  mar.meeuwsen@planet.nl

Bibliotheken hebben een Raad van Toezicht. Zeker nu de bibliotheekwereld zo snel verandert (lees: er steeds meer taken bij krijgt) zijn professioneel besturen en toezicht houden extra belangrijk. Om die laatste rol goed te kunnen uitvoeren, kent de Raad van Toezicht van Bibliotheek AanZet een speciale formule: het benoemen van nieuwe leden gebeurt met focus op een zo breed mogelijke diversiteit. Maar er is nóg iets bijzonders: het voorzitterschap van deze raad is een gedeelde taak. Marjan Jansen Manenschijn en Marian Meeuwsen vertellen graag – samen – hoe zij die rol vervullen. En dat gaat verder dan om beurten tijdens vergaderingen de voorzittershamer hanteren.