Foto: Biblionu

Foto: Bibliotheek Den Haag

Van handgeschreven kaartjes naar flitsende computers: Marga Bakker heeft het allemaal meegemaakt. In september nam ze na 45 jaar afscheid van het Limburgse BiblioNu. Daar begon ze in 1978 bij de Bibliotheek Venray, naar eigen zeggen ‘helemaal onder aan de ladder’, als bibliotheekmedewerker.

‘Aanvankelijk werkten we nog met een typemachine’, herinnert ze zich. ‘Die werd wel steeds geavanceerder: de elektrische typemachine had een geheugen en kon op een gegeven moment die uitleenkaartjes vanzelf vullen met de juiste gegevens.’

In 1988 begon het echte werk: toen deed de eerste computer zijn intrede. Die kon uitlenen en innemen, had een catalogussysteem en spuugde boetekaartjes uit. Ook was er zowaar al een kleine rapportagefunctie aanwezig die liet zien hoeveel leden en uitleningen de bibliotheek had.

Dat Bakker zich daarmee mocht bezighouden, lag niet aan haar technische opleiding. Haar werkgever zag dat ze nieuwsgierig was ingesteld en handig was met al die nieuwe technologieën, en maakte haar systeembeheerder. ‘Dat vond ik nogal een duur woord voor wat ik deed’, herinnert Bakker zich. ‘Wel kwam er steeds meer bij mijn baan kijken, en dus moest ik allerlei cursussen doen om bij te blijven, onder meer in het gebruik van Windows NT.’

Veelheid aan systemen
Want hoe verder de technologische ontwikkelingen gingen, des te meer kwam er bij het ICT-vak kijken. Dat besefte Bakker nog maar eens toen ze bezig was met de overdracht voor haar opvolger. ‘We hebben een uitleensysteem, zelfbediening, betaalautomaten, een ticketingsysteem voor onze programma’s, een systeem voor onze printfaciliteiten – en dat is nog maar een deel. Al die verschillende systemen moeten met elkaar kunnen communiceren.’

En dan te bedenken dat dit niet Bakkers enige functie is: ze stond lange tijd ook nog in de uitleen, hield de website bij en deed een deel van de pr. ‘We hebben geen echte ICT-expert in huis – ik ben meer degene die contact houdt met de leveranciers van die talloze systemen en hen waar nodig met elkaar verbindt. Hoewel: kleine problemen los ik nog steeds zelf op.’

Dat geldt voor meer kleinere bibliotheekorganisaties. In Den Haag, waar de 29-jarige Moniek Stout werkt, gaat het anders. De bibliotheek valt daar onder de gemeente, en dat geldt dus ook voor de ICT. Net als Bakker heeft Stout geen ICT-achtergrond. Ze deed een traineeship informatiemanagement, waarbij ze een opdracht voor de bibliotheek deed. Dat beviel zo goed dat ze besloot te blijven.

‘Ik viel meteen met mijn neus in de boter: we stapten over op een ander bibliotheeksysteem’, blikt ze terug. ‘Voor mij werd toen meteen duidelijk welke ontwikkelingen we de afgelopen jaren op ICT-gebied hebben doorgemaakt: het vorige systeem was duidelijk verouderd.’

Bakker herinnert zich die eerdere versies nog goed, evenals de gesprekken onder het personeel. ‘Collega’s vroegen zich af: raak ik mijn baan niet kwijt? Dat is nooit gebeurd; ons werk is er alleen door veranderd.’

Die onzekerheid speelt vandaag de dag nog steeds, ziet Stout. ‘Kunstmatige intelligentie roept dezelfde angst bij mensen op. Ook in dit geval verwacht ik hoogstens dat we zaken binnen de bibliotheek nog verder kunnen automatiseren, waardoor wij ons kunnen richten op het leuke werk.’

Vraagbaak voor het koffieapparaat
Toch is het belangrijk collega’s in zulke veranderingen mee te nemen. Bakker zag het laatst nog bij de overgang naar Microsoft 365. ‘Je moet medewerkers eerst overtuigen van de meerwaarde van zo’n nieuw systeem. Vervolgens moet je ze herhaaldelijk trainen en geruststellen. Ook is het belangrijk om beschikbaar te blijven als vraagbaak. Collega’s weten mij voor werkelijk elke technische vraag te vinden, zelf als het over het koffiezetapparaat gaat.’

Toch zien beide ICT-specialisten vooral voordelen van alle technologische ontwikkelingen. Bakker: ‘Dankzij ICT kunnen we steeds beter zien wat klanten doen: wat lenen ze, hoe oud zijn ze? Ook onze niet-leden leren we steeds beter kennen, met name dankzij de statistieken van partners, zoals de gemeente: wie komen nog niet naar ons toe, en hoe kunnen wij onze programmering op hen afstemmen? ICT is ontzettend belangrijk om impactgedreven te kunnen werken.’

Ook helpt ICT om samen te werken, meent Bakker. ‘Dankzij de landelijke digitale bibliotheek hoeven we niet allemaal onze eigen e-books en luisterboeken in te kopen. Maar ook dichter bij huis werkt het zo. Mijn werk is steeds meer netwerken geworden. Vergelijk dat eens met vroeger: toen zat ik in mijn eentje in een kamertje achter een pc.’

Zelfs binnen de organisatie werkt ICT als een verbindende factor. Stout: ‘In mijn werk kunnen wij als ICT’ers collega’s aan elkaar koppelen die baat bij elkaar zouden kunnen hebben. Met de programma’s en statistieken die wij tot onze beschikking hebben, kunnen collectioneurs nog gerichter materialen inkopen, het MT kan beter bepalen waar misschien nog een extra vestiging moet komen, noem maar op. Zo houdt ICT zich bezig met alles waar de bibliotheek voor staat.’

Van encyclopedie naar pc
Uiteraard hebben de technologische ontwikkelingen ook grote invloed op wat de klant op de vloer vindt. ‘Vroeger stonden daar encyclopedieën’, blikt Bakker terug. ‘Nu hebben we die niet meer nodig: alles is op internet te vinden. Vandaag de dag bieden we eerder pc’s aan, en sinds enkele jaren ook een wifinetwerk, zodat men op het eigen device kan internetten en printen.’

Stout en Bakker proberen alle ICT-mogelijkheden op de voet bij te houden. Dat is hard werken. Bakker: ‘Voordat we een nieuw systeem implementeren, onderzoek ik zelf hoe het werkt en leg het dan uit aan collega's.’

Stout kijkt soms met een hoopvolle blik naar de grote techbedrijven van deze wereld. ‘Zij zijn al lichtjaren verder dan wij. Kijk bijvoorbeeld naar onze zoek- en aanbevelingsfunctionaliteiten: die laten zich niet vergelijken met die van Google en Bol.com. Klanten zijn die service gewend. Met onze beperkte menskracht kunnen wij die nu nog niet bieden. Bovendien kost het jaren om zulke veranderingen door te voeren.’

Welke ICT-ontwikkelingen gaan bibliotheken in de toekomst verrijken?
Dat vinden Stout en Bakker moeilijk te zeggen. Bakker: ‘Ooit dachten we dat e-books een hoge vlucht zouden nemen en dat papieren boeken zouden uitsterven. Dat bleek niet te kloppen. Misschien moeten we kijken naar andere branches, zoals de zorg: daar nemen robots steeds meer taken over. Aan de andere kant is de bibliotheek juist de plek van het persoonlijke contact. We moeten klanten die niet digitaal vaardig zijn altijd blijven helpen.’

Stout en Bakker zien beiden mogelijkheden voor zulke technologische vernieuwingen. Stout: ‘Wanneer we meer zelfbedieningssystemen inzetten, krijgen medewerkers meer tijd voor andersoortig klantcontact. Plus: niet elke bezoeker is even digitaal vaardig, dus daar moeten we juist bij blijven ondersteunen. Het is de taak van de bibliotheek om niet alleen de voorlopers te laten meekomen, maar ook zij die minder digitaal vaardig zijn.’

Marga Bakker (BiblioNu) en Moniek Stout (Bibliotheek Den Haag)

Als één onderdeel van de bibliotheeksector de afgelopen tientallen jaren een reusachtige transformatie heeft ondergaan, is het wel de ICT-afdeling. Met de toename van het aantal functies van de openbare bibliotheek neemt ook het aantal technische snufjes toe dat nodig is om de bibliotheek draaiende te houden. Oudgediende Marga Bakker (BiblioNu) en nieuweling Moniek Stout (Bibliotheek Den Haag) weten er alles van.