Foto: Toronto Public Library
Foto: Wikipedia
Foto: Toronto Public Library
Foto: Toronto Public Library
Foto: Toronto Public Library
Shawn Mitchell, directeur van Toronto Public Library.
Toronto Public Library: bezoekers over de invloed van de bieb op hun leven
Toen Shawn Mitchell, directeur van Toronto Public Library, de impactmeting van de Bibliotheek Roskilde onder ogen kreeg, dacht hij: bingo. Dit was precies waar hij naar op zoek was. Dus nam hij contact op met de Deense onderzoekers om ook in Canada bezoekers van zijn instelling te bevragen over de invloed van de bibliotheek op hun leven.
‘We zijn een factor van belang, maar hoe bewijs je die impact aan financiers?’
INTERNATIONAAL
TEKST: EIMER WIELDRAAIJER • FOTO’S: ZIE CREDITS BIJ DE FOTO
U werkt al vijf jaar bij de openbare bibliotheek van Toronto. Uw huidige functie: director Policy, Planning & Performance Management. Waarom is performance management zo belangrijk voor een gesubsidieerde instelling als een openbare bibliotheek?
‘Performance management is een essentiële functie voor elke organisatie om de effectiviteit van haar dienstverlening te beoordelen als het gaat om het bereiken van haar missie en visie. Bij Toronto Public Library (TPL) is het strategisch plan richtsnoer voor de organisatie. Daarin onderscheiden we vijf prioriteiten: een voor iedereen toegankelijke plek, digitale inclusie & geletterdheid, ontwikkeling van het personeelsbestand, bijdragen aan de democratische samenleving en het bieden van excellente publieke dienstverlening. Doel: een positieve factor zijn wat betreft de weerbaarheid, het succes en het welzijn van Torontonians.
We meten onze effectiviteit bij het bereiken van dit doel op een aantal manieren, maar voornamelijk via een enterprise balanced scorecard-model (managementtool die wordt ingezet om een overzicht te creëren van de korte- en langetermijnactiviteiten van een organisatie, red.). Als publiek gefinancierde instelling is het belangrijk dat we verantwoording afleggen aan ons publiek en aan ons bestuur. Performance management is een geweldig instrument om precies dat te doen, waarbij transparantie en verantwoording centraal staan.’
Ik zag op internet dat uw bibliotheek jaarlijks rapporteert over prestatiemetingen en benchmarking. Hoe lang doen jullie dat al en wat meet je precies?
‘Ik werk pas sinds 2018 bij de Toronto Public Library, maar van wat ik weet, rapporteert TPL al vele jaren over prestatiemetingen en benchmarking, ik zou zeggen meer dan tien jaar. Momenteel is onze prestatiemeting gekoppeld aan ons strategisch plan 2020-2024, waarbij we de balanced scorecard-benadering gebruiken om de voortgang van ons strategisch plan te monitoren en te rapporteren. Tijdens de duur van het vijfjarenplan doen we dat twee keer per jaar in de vorm van een openbare publicatie. We benchmarken ook jaarlijks een aantal servicestatistieken en vergelijken deze met andere Canadese en Amerikaanse openbare bibliotheeksystemen. Deze statistieken zijn met name gericht op circulatie- en bezoekcijfers.’
Welke trends worden zichtbaar als je die bekijkt over een periode van meerdere jaren?
‘De pandemie heeft echt invloed gehad op onze diensten, en heeft de manier waarop we trends in benchmarking beoordelen verstoord. We vergelijken nu vaak met het niveau van 2019 (prepandemie), maar we kunnen besluiten dat 2023 als het “nieuwe normaal” wordt beschouwd, en dit jaar als maatstaf voor de toekomst gebruiken. We zien veranderingen in het gedrag van bibliotheekbezoekers na de pandemie. Onze elektronische circulatie blijft bijvoorbeeld op een hoger niveau dan vóór de pandemie (2019), waaruit blijkt dat klanten zich meer op hun gemak voelen bij het gebruik van onze digitale diensten. We zien ook dat de fysieke bezoeken zich langzaam herstellen naar het niveau van 2019. We zijn er nog niet helemaal, maar er is een positieve indicatie in dat opzicht. Ook onze totale circulatie (gecombineerde fysieke en elektronische cijfers) tot nu toe is voor 2023 bijna hetzelfde als in 2019, maar zoals gezegd zien we een hoger percentage op elektronisch dan op fysiek vlak.
Deze cijfers laten in ieder geval zien dat Torontonians nog steeds op ons vertrouwen.’
Hoe belangrijk zijn dergelijke meetgegevens als het gaat om het creëren, behouden of versterken van draagvlak bij stakeholders, zoals politici en het publiek in het algemeen?
‘Het is belangrijker dan ooit dat we nauwkeurige en betrouwbare meetgegevens hebben om aan onze financiers en belanghebbenden te kunnen voorleggen. Het grootste deel van onze financiering wordt verstrekt door de stad Toronto. Momenteel kampt de stad met een ernstig tekort. Dus is het belangrijker dan ooit dat de bibliotheek haar waarde kan aantonen in deze tijd van zeer krappe middelen. Mensen vertrouwen meer dan ooit op ons. Zij richten zich met unieke behoeften tot de bibliotheek, en ten gevolge van de pandemie gebeurt dat meer dan vroeger, iets waarmee veel verstedelijkte gebieden in Noord-Amerika momenteel worden geconfronteerd. Er zijn problemen op het gebied van de geestelijke gezondheid, dakloosheid, drugsverslaving en geweld. De openbare bibliotheek is een van de weinige gratis openbare ruimtes waar mensen naartoe kunnen in tijden van nood of crisis. Als bibliotheek willen we kunnen meepraten over hoe de bibliotheek ondersteuning kan bieden via het bevorderen van geletterdheid, het creëren van gemeenschapsgevoel, kennis van technologie, verwijzing naar sociale diensten, hulp bij het invullen van elektronische overheidsformulieren, Engelse taallessen voor nieuwkomers, stille ruimtes om te studeren, bijscholing voor werk. Dankzij onze brede programmering zijn we een factor van belang, maar dit gebied is vaak moeilijk te meten. Hoe bewijs je die impact aan financiers?’
Begrijp ik het goed dat u tot nu toe vooral harde en vrij ‘makkelijke’ data verzamelde (zoals het aantal uitleningen en bezoeken) en nu ook een moeilijkere maatschappelijke impactstudie bent gestart, zeg maar: op zoek bent gegaan naar de minder tastbare cijfers?
‘Ja, dat klopt. Op de punten die ik hierboven noemde, willen we de impact van de bibliotheek op de inwoners van deze stad kunnen aantonen. We weten dat de bibliotheek veel meer is dan het aantal uitleningen en bezoekers. Onze diensten zijn zo breed, dus zijn we op zoek gegaan naar andere manieren om deze waarden te meten en te communiceren.’
In die zoektocht kwam u uit bij het Deense bureau Seismonaut. Waarom die keuze?
‘Ik las de Deense studie over de openbare bibliotheek van Roskilde en ik was echt verbaasd over de methodologie en aanpak om de impact van de openbare bibliotheek te beoordelen. Hun experience impact compass sprak me erg aan omdat het een kwantitatieve analyse kon geven op sociaal gebied. Dit werd versterkt met een kwalitatieve analyse in de vorm van citaten en getuigenissen van bibliotheekgebruikers. Dit was precies wat we hoopten te bereiken bij TPL. We hebben onlangs een paar eerste resultaten ontvangen en het ziet er echt positief uit. Ik kan die nog niet delen, omdat we het eerst intern moeten bespreken.’
Hoe waardeert u de samenwerking met Seismonaut?
‘Ze zijn een geweldige partner geweest om mee samen te werken aan deze studie. Hun vaardigheden en passie voor dit soort werk werden duidelijk vanaf de eerste ontmoeting die we met hen hadden. Ik heb gemerkt dat ze oprecht toegewijd zijn aan de zaak, ze willen de waarde laten zien die de cultuursector heeft voor gemeenschappen over de hele wereld.’
Wat hoopt u te bereiken?
‘We hopen dat dit rapport ons zal helpen de unieke waarde van Toronto Public Library voor deze stad te tonen aan onze financiers en andere belangrijke stakeholders. Dit zal ons hopelijk ook helpen bij het verwerven van voldoende middelen om ons werk te blijven doen.’
U hoopt op een steviger draagvlak in de lokale gemeenschap en de politiek?
‘Dat is iets wat ik zeker hoop! Niet alleen ons draagvlak versterken, maar ook ons draagvlak verbreden, zodat nog meer Torontonians ons zullen bezoeken en gebruik zullen maken van onze diensten. We zijn echt trots om deze geweldige stad te dienen en doen er alles aan om het leven van haar burgers te helpen verbeteren.’
Bibliotheekblad 1 januari 2024
Foto: Toronto Public Library
Foto: Toronto Public Library
Foto: Wikipedia
Foto: Toronto Public Library
Foto: Toronto Public Library
Toronto Public Library: bezoekers over de invloed van de bieb op hun leven
Bibliotheekblad 1 januari 2024
Toen Shawn Mitchell, directeur van Toronto Public Library, de impactmeting van de Bibliotheek Roskilde onder ogen kreeg, dacht hij: bingo. Dit was precies waar hij naar op zoek was. Dus nam hij contact op met de Deense onderzoekers om ook in Canada bezoekers van zijn instelling te bevragen over de invloed van de bibliotheek op hun leven.
‘We zijn een factor van belang, maar hoe bewijs je die impact aan financiers?’
TEKST: EIMER WIELDRAAIJER
FOTO’S: ZIE CREDITS BIJ DE FOTO
INTERNATIONAAL
Shawn Mitchell, directeur van Toronto Public Library.
U werkt al vijf jaar bij de openbare bibliotheek van Toronto. Uw huidige functie: director Policy, Planning & Performance Management. Waarom is performance management zo belangrijk voor een gesubsidieerde instelling als een openbare bibliotheek?
‘Performance management is een essentiële functie voor elke organisatie om de effectiviteit van haar dienstverlening te beoordelen als het gaat om het bereiken van haar missie en visie. Bij Toronto Public Library (TPL) is het strategisch plan richtsnoer voor de organisatie. Daarin onderscheiden we vijf prioriteiten: een voor iedereen toegankelijke plek, digitale inclusie & geletterdheid, ontwikkeling van het personeelsbestand, bijdragen aan de democratische samenleving en het bieden van excellente publieke dienstverlening. Doel: een positieve factor zijn wat betreft de weerbaarheid, het succes en het welzijn van Torontonians.
We meten onze effectiviteit bij het bereiken van dit doel op een aantal manieren, maar voornamelijk via een enterprise balanced scorecard-model (managementtool die wordt ingezet om een overzicht te creëren van de korte- en langetermijnactiviteiten van een organisatie, red.). Als publiek gefinancierde instelling is het belangrijk dat we verantwoording afleggen aan ons publiek en aan ons bestuur. Performance management is een geweldig instrument om precies dat te doen, waarbij transparantie en verantwoording centraal staan.’
Ik zag op internet dat uw bibliotheek jaarlijks rapporteert over prestatiemetingen en benchmarking. Hoe lang doen jullie dat al en wat meet je precies?
‘Ik werk pas sinds 2018 bij de Toronto Public Library, maar van wat ik weet, rapporteert TPL al vele jaren over prestatiemetingen en benchmarking, ik zou zeggen meer dan tien jaar. Momenteel is onze prestatiemeting gekoppeld aan ons strategisch plan 2020-2024, waarbij we de balanced scorecard-benadering gebruiken om de voortgang van ons strategisch plan te monitoren en te rapporteren. Tijdens de duur van het vijfjarenplan doen we dat twee keer per jaar in de vorm van een openbare publicatie. We benchmarken ook jaarlijks een aantal servicestatistieken en vergelijken deze met andere Canadese en Amerikaanse openbare bibliotheeksystemen. Deze statistieken zijn met name gericht op circulatie- en bezoekcijfers.’
Welke trends worden zichtbaar als je die bekijkt over een periode van meerdere jaren?
‘De pandemie heeft echt invloed gehad op onze diensten, en heeft de manier waarop we trends in benchmarking beoordelen verstoord. We vergelijken nu vaak met het niveau van 2019 (prepandemie), maar we kunnen besluiten dat 2023 als het “nieuwe normaal” wordt beschouwd, en dit jaar als maatstaf voor de toekomst gebruiken. We zien veranderingen in het gedrag van bibliotheekbezoekers na de pandemie. Onze elektronische circulatie blijft bijvoorbeeld op een hoger niveau dan vóór de pandemie (2019), waaruit blijkt dat klanten zich meer op hun gemak voelen bij het gebruik van onze digitale diensten. We zien ook dat de fysieke bezoeken zich langzaam herstellen naar het niveau van 2019. We zijn er nog niet helemaal, maar er is een positieve indicatie in dat opzicht. Ook onze totale circulatie (gecombineerde fysieke en elektronische cijfers) tot nu toe is voor 2023 bijna hetzelfde als in 2019, maar zoals gezegd zien we een hoger percentage op elektronisch dan op fysiek vlak.
Deze cijfers laten in ieder geval zien dat Torontonians nog steeds op ons vertrouwen.’
Hoe belangrijk zijn dergelijke meetgegevens als het gaat om het creëren, behouden of versterken van draagvlak bij stakeholders, zoals politici en het publiek in het algemeen?
‘Het is belangrijker dan ooit dat we nauwkeurige en betrouwbare meetgegevens hebben om aan onze financiers en belanghebbenden te kunnen voorleggen. Het grootste deel van onze financiering wordt verstrekt door de stad Toronto. Momenteel kampt de stad met een ernstig tekort. Dus is het belangrijker dan ooit dat de bibliotheek haar waarde kan aantonen in deze tijd van zeer krappe middelen. Mensen vertrouwen meer dan ooit op ons. Zij richten zich met unieke behoeften tot de bibliotheek, en ten gevolge van de pandemie gebeurt dat meer dan vroeger, iets waarmee veel verstedelijkte gebieden in Noord-Amerika momenteel worden geconfronteerd. Er zijn problemen op het gebied van de geestelijke gezondheid, dakloosheid, drugsverslaving en geweld. De openbare bibliotheek is een van de weinige gratis openbare ruimtes waar mensen naartoe kunnen in tijden van nood of crisis. Als bibliotheek willen we kunnen meepraten over hoe de bibliotheek ondersteuning kan bieden via het bevorderen van geletterdheid, het creëren van gemeenschapsgevoel, kennis van technologie, verwijzing naar sociale diensten, hulp bij het invullen van elektronische overheidsformulieren, Engelse taallessen voor nieuwkomers, stille ruimtes om te studeren, bijscholing voor werk. Dankzij onze brede programmering zijn we een factor van belang, maar dit gebied is vaak moeilijk te meten. Hoe bewijs je die impact aan financiers?’
Begrijp ik het goed dat u tot nu toe vooral harde en vrij ‘makkelijke’ data verzamelde (zoals het aantal uitleningen en bezoeken) en nu ook een moeilijkere maatschappelijke impactstudie bent gestart, zeg maar: op zoek bent gegaan naar de minder tastbare cijfers?
‘Ja, dat klopt. Op de punten die ik hierboven noemde, willen we de impact van de bibliotheek op de inwoners van deze stad kunnen aantonen. We weten dat de bibliotheek veel meer is dan het aantal uitleningen en bezoekers. Onze diensten zijn zo breed, dus zijn we op zoek gegaan naar andere manieren om deze waarden te meten en te communiceren.’
In die zoektocht kwam u uit bij het Deense bureau Seismonaut. Waarom die keuze?
‘Ik las de Deense studie over de openbare bibliotheek van Roskilde en ik was echt verbaasd over de methodologie en aanpak om de impact van de openbare bibliotheek te beoordelen. Hun experience impact compass sprak me erg aan omdat het een kwantitatieve analyse kon geven op sociaal gebied. Dit werd versterkt met een kwalitatieve analyse in de vorm van citaten en getuigenissen van bibliotheekgebruikers. Dit was precies wat we hoopten te bereiken bij TPL. We hebben onlangs een paar eerste resultaten ontvangen en het ziet er echt positief uit. Ik kan die nog niet delen, omdat we het eerst intern moeten bespreken.’
Hoe waardeert u de samenwerking met Seismonaut?
‘Ze zijn een geweldige partner geweest om mee samen te werken aan deze studie. Hun vaardigheden en passie voor dit soort werk werden duidelijk vanaf de eerste ontmoeting die we met hen hadden. Ik heb gemerkt dat ze oprecht toegewijd zijn aan de zaak, ze willen de waarde laten zien die de cultuursector heeft voor gemeenschappen over de hele wereld.’
Wat hoopt u te bereiken?
‘We hopen dat dit rapport ons zal helpen de unieke waarde van Toronto Public Library voor deze stad te tonen aan onze financiers en andere belangrijke stakeholders. Dit zal ons hopelijk ook helpen bij het verwerven van voldoende middelen om ons werk te blijven doen.’
U hoopt op een steviger draagvlak in de lokale gemeenschap en de politiek?
‘Dat is iets wat ik zeker hoop! Niet alleen ons draagvlak versterken, maar ook ons draagvlak verbreden, zodat nog meer Torontonians ons zullen bezoeken en gebruik zullen maken van onze diensten. We zijn echt trots om deze geweldige stad te dienen en doen er alles aan om het leven van haar burgers te helpen verbeteren.’